Business Continuity Plan: Co to je a proč na něj při podnikání nezapomínat
Podnikáte nebo jste se dostal na pozici provozního či krizového manažera? Pak by vám neměl být cizí pojem Business Continuity Plan (BCP) neboli plán kontinuity podnikání. I přes jeho důležitost jej mnoho firem nevyužívá a plán chápe jen jako nutnou formalitu.
BCP není formalita
BCP by neměl být jen nějaký dokument založený ve složce, kterou příležitostně ukážete auditu nebo zákazníkovi. Plánování kontinuity podnikání je velmi efektivní způsob, jak řešit dodávku produktů nebo služeb zákazníkům i v případě nenadálého incidentu. Proto by měl být dobře vypracovaný a především by jej měli znát zaměstnanci, jichž se týká.
Z toho důvodu včas identifikujte klíčové funkce ve firmě a stanovte cíl plánu, kterým je nepochybně pokračování činnosti i v krizi tak, aby byl zákazník spokojený. Pojmenujte potenciální hrozby související s vaším podnikáním, ale i obecné a pro každou z těchto hrozeb vypracujte scénář, jak přečkat krizi a vypracujte plán obnovy.
Klíčovou roli v BCP hraje správě sestavený a školený tým. Měli by jej ale znát i řadoví zaměstnanci, proto je s BPC seznamujte. Plán také pravidelně aktualizujte dle možných změn ve vaší činnosti.
Příklad krizové situace v BCP
Nenadálý výpadek proudu je situace, kterou řeší snad každý BCP. Proto si na tomto příkladu ukážeme, jak v dokumentu takovou situaci vypracovat.
Je výpadek elektrické energie plánovaný?
- Ano. Počítáme s krátkou odstávkou a výpadek pokryjí naše záložní zdroje.
- Ano. Počítáme s odstávkou na více jak 3 hodiny a ve firmě je včas přistavena zapůjčená tichá elektrocentrála s personálem k její obsluze.
Definujte si role, kdo centrálu objedná, mějte s předstihem zajištěnou smlouvu s dodavatelem elektrocentrál. V případě vlastního záložního zdroje mějte definovanou odpovědnou osobu, která zajišťuje její provoz a testování.
- Ne. Zjistíme od dodavatele energie důvody výpadku a předběžnou dobu výpadku. Krátkou odstávku pokryjí naše záložní zdroje. Pro delší výpadek nebo kalamitu máme smlouvu s dodavatelem, kterým je půjčovna elektrocentrál Brno, na zajištění okamžitého přistavení elektrocentrály.
Hlídejte si platnost smlouvy s půjčovnou, definujte v plánu, kdo zajišťuje smlouvu s půjčovnou a kdo ji v případě krize kontaktuje.
Závěrem
Na výše uvedeném jednoduchém příkladu je definováno, jak v případě možné krize postupovat. Definujte si další rizika spojená s vaším podnikáním – může jít o finanční nebo personální krize, zákazník by však neměl být vašimi problémy zasažen.