Jak vybrat poskytovatele tiskových řešení?

Ačkoli by dle propagátorů digitalizace měla být budoucnost bezpapírová, skutečností je, že tisk pro firmy je, a ještě nějakou dobu bude aktuálním tématem. Jak byste měli postupovat při výběru tiskových řešení? Na trhu si můžete vybrat z nepřeberného množství poskytovatelů firemních tiskových služeb, které nabízejí kvalitní práci v krátkých termínech za rozumné ceny. Přečtěte si o nejdůležitějších kritériích, která byste při výběru neměli opomenout.

Tisková řešení ve firmě – o co se jedná? 

Pod pojmem tisková řešení v prostředí firmy se již dávno neskrývá opuštěná lokální tiskárna v rohu kanceláře a kopírka s neustále prázdným zásobníkem na papír. Nejde tedy o pouhý pronájem tiskárny. Skutečně účinné je spojení hned tří důležitých aspektů:

hardwaru – zpravidla jde o multifunkční tiskárny nebo kopírky, které se umí připojit do počítačové sítě,

softwaru – pro zajištění zabezpečení a monitoring tisku, evidenci tisku/kopií i uživatelů,

služeb – zajišťují provoz systému (údržba, opravy, dodávky spotřebního materiálu včetně papíru apod.).

Pronájem tiskáren vs. koupě

Nákup tiskového řešení je takřka srovnatelný s pronájmem formou outsourcingu – rozhodující ale mohou být následující aspekty:

• Finanční strategie firmy v oblasti pořízení majetku,
• možnost důkladně sledovat náklady na provoz tiskových úloh,
• důvěra v externího poskytovatele těchto služeb,
• schopnost firmy definovat stávající potřeby a odhadnout budoucí potřeby.

Co společnosti přináší služba zajištění tiskových a kopírovacích služeb?

• vhodné zařízení (hardware i software) v potřebném množství, konfiguraci, kvalitě i formátu, vše se řídí individuálními potřebami uživatele služeb,
• plynulý provoz zařízení (od údržby přes opravy až po dostatek spotřebního materiálu, náplní i papírů),
• vedení evidence tisků a kopií podle jednotlivých uživatelů a organizačních jednotek – slouží ke snadné identifikaci nákladů dle oddělení i zaměstnanců.

1. Dostupnost a zákaznický servis

Musíte si být jistí, že vám personál poskytovatelů tisku bude vždy k dispozici, ochotný pomoci a bude příjemné s nimi komunikovat, i když budete řešit potenciální problémy. Silná zákaznická podpora je takřka nejdůležitějším faktorem při výběru, protože nedostatečná pružnost může vést k nežádoucímu zpomalení podnikových procesů.

2. Dostatečná flexibilita 

Vždy mohou nastat situace, které nemusí odpovídat nastavenému prostředí, jež je dodavatel tiskového softwaru schopen zajistit. Potřeby firmy někdy zkrátka nelze standardizovat, proto přichází na řadu další faktor v podobě flexibility. Přední dodavatelé nabízí tisková řešení na míru, která se dokážou přizpůsobit a vyhovět unikátním požadavkům. Flexibilní cenové modely a finanční možnosti jsou také klíčové pro plnění měnících se potřeb.

3. Snaha o zlepšování a inovace

Přední dodavatelé softwaru pro tisk se neustále snaží inovovat. To zahrnuje implementaci nových technologií a neustálou práci na zlepšování poskytování služeb, škálovatelnosti společně se snižováním nákladů. Zvažte, jak mohou dodavatelé přispět k inovaci a strategii digitální transformace ve vaší společnosti.

4. Kvalita a závazky služby

Je nezbytné ověřit kvalitu práce poskytovatele tiskových služeb před tím, než se s ním rozhodnete navázat spolupráci. Prozkoumejte také recenze a porovnejte je. Chcete-li zkontrolovat fyzickou kvalitu, objednejte si vzorky. Firemní tiskoviny si zaslouží určitou úroveň kvality, proto ji nezanedbávejte na úkor nízké ceny. Dodavatelé by vás také měli nejen řádně a pravidelně informovat a vzdělávat o svých produktech, ale také musí být schopni dostát svým slibům. 

Nechte si poradit

Výběr a porovnání všech těchto faktorů se může zdát jako složitý úkol. Existuje však mnoho firem, které vám pomohou s kompletní konzultací, implementací a správou tiskového systému v rozsahu od malých stolních tiskáren, až po sálové tiskárny. Zajistí pro vás jak celkovou dodávku do vlastnictví, tak kompletní pronájem tiskáren a tiskových systémů.